GLOSARIO

QUE ES TESORERÍA

Es el área de la empresa que se encarga de procedimientos,  de controles necesarios para salvaguardar, organizar y gestionar todas las acciones relacionadas con operaciones de flujo monetario.

IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

Es el área más importante de la empresa ya que tiene que mantener en contacto con todas las fases  de la operación y vigilar la efectividad de los fondos.

1, Emitir informes requeridos para el cierre de tesorería.

2. Llevar un control de las entradas y salidas del efectivo por medio de soportes que autoricen las salidas se ingresos de este.

DOCUMENTOS DE SOPORTE

Son documentos que sirven como base para registrar las operaciones comerciales que se realizan en una empresa y a su vez como soporte para evidenciar los ingresos, salidas y distribución del efectivo.

IMPORTANCIA  DE LOS DOCUMENTOS

La importancia del documento es que es algo que en su momento ha sido tangible, que recoge un hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y, de la misma manera, podemos guardar todo tipo de documentación hoy día para que en nuestras futuras generaciones sepan y se informen de cómo era nuestra sociedad.

El documento ha sido siempre una necesidad de las personas por recoger cualquier tipo de acto o hecho por escrito, para que éste quede registrado y, en caso de que una de las dos partes lo niegue, se pueda presentar como elemento que dirima la veracidad del acto en sí. Gracias a los documentos hemos podido entender nuestra propia historia y la historia de otras muchas civilizaciones e imperios. Podemos recoger nuestra propia historia actual, nuestro registro de la economía, de la cultura, de la legalidad, etc., y guardarla para que sea consultado en cualquier momento.

EL CHEQUE

Es el titulo valor por medio del cual una persona llamada ¨girador¨, ordena a un banco llamado ¨girado¨ que pague una determinada suma de dinero a una persona o tercero llamada beneficiaria.

IMPORTANCIA DEL CHEQUE

La importancia y trascendencia de las funciones económicas del cheque, derivan de su consideración de medio o instrumento de pago. El empleo del cheque en los pagos implica importantes ventajas en los aspectos particular y general. Fundamentalmente es un instrumento o medio de pago que substituye económicamente al pago en dinero. El destino del cheque consiste en ser usado como instrumento de circulación de dinero, como medio de pago, en lugar de la moneda legal.

El pago mediante cheque no produce los mismos efectos jurídicos que el pago realizado en moneda del curso legal. En efecto, el que paga una deuda con un cheque en vez de hacerlo con moneda circulante no se libera frente a su acreedor.

FUNCIÓN DEL CHEQUE

Es un instrumento para retirar fondos depositados en un banco o un establecimiento asimilado. Es un instrumento de pago: El titular de una cuenta bancaria no retirará fondos para pagar a un acreedor sino que le entregará un cheque librado contra el banco, con la orden de que éste pague al portador. Es un instrumento de pago por compensación: el que recibe un cheque como pago, generalmente no retira en numerario la suma de que es acreedor sino que endosa el cheque a favor de su banco a efecto de éste lleve el monto al crédito de su cuenta.

LETRA DE CAMBIO

Es un documento negociable o título valor Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

IMPORTANCIA DE LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio nace por ser un título valor constitutivo cuando el obligado acepta que va a realizar el pago en beneficio del beneficiario.

FUNCIÓN DE LA LETRA DE CAMBIO

 La económica como en el ámbito jurídico. Importancia de este efecto cambiario la vemos proyectarse tanto en su función

Función económica: La letra de cambio tiende a diferir el pago prioritariamente y su utilización es múltiple (compras a crédito, préstamos, arrendamientos, cancelación de obligaciones, operaciones de descuento, etc.,). En la medida en que la comercialización crece, aumenta en consecuencia la importancia de este efecto mercantil.

Función jurídica: ésta radica en el manejo de principios requeridos para el estudio y la utilización de la letra de cambio, así como la cantidad de máximas e instituciones que sustentan dicho estudio.

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad

RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, por lo cual se establece un fondo denominado caja menor.

IMPORTANCIA

Muchas veces, cuando vamos de compras, no pedimos - ni nos dan – ningún comprobante de lo que compramos. Tal vez, lo que pasa es que no conocemos la importancia que tienen las facturas o recibos. Para el financiamiento de las necesidades públicas. En realidad el comprobante acredita «el precio final del Producto», que consiste en: el precio neto más un porcentaje en concepto de IVA.

COMPROBANTE DE EGRESO

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque y en efectivo. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

RECIBO DE CONSIGNACIÓN

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

TALLER DE SOPORTES CONTABLES

1.    La empresa FERRETERÍA MUNDIAL, con Nit. 080.003.000-7 ubicada en Bogotá D.C. en la carrera 24C  74.12,  teléfono 778  90 67; el 17 de julio 2015 realizó una compra de mercancías no fabricadas por la empresa a CREACIONES AMERICANA S.A.  Con Nit. 300.234.156-1 ubicada en Bogotá D.C. en la Calle 106    34-89 con teléfono 745  23 09; para lo cual se gira el cheque No.  009785671 con No. de cuenta corriente 390087299 por $16´221.326 para cancelar la factura 2012

2.     Realice el soporte contable No.14022 que respalda el cheque.

3.    La empresa que recibe el cheque elabora el correspondiente soporte No. 38496,  el mismo día.

4.    El 22 de julio 2015 la empresa que  recibe el cheque, lo consigna en su cuenta corriente No. 045180900, el código del banco es 02,  también hace un depósito $ 5´850.000 en efectivo.  La consignación la realiza la secretaria Martha Liliana Ruiz con cédula de Ciudadanía 79. 867.408 de  Girardot.

5.    El 24 de julio de 2015 FERRETERÍA MUNDIAL realiza una venta a crédito al señor Mauricio Rodríguez Acosta con cédula de ciudadanía 89.234.780 de Bogotá D.C., con dirección calle 45A   24-76, teléfono 312 567 89 00 por $ 2´116.200, la  cual se respalda con dos letras de cambio a 30 y 60 días cada una con el 50% del valor total; los números de las letras son 5839 y 5840 respectivamente, con el 3% de interés y de mora el 5%.  Se acordó cancelar en Bogotá D.C., se pide como requisito un fiador cuyo nombre es Leonardo Arévalo Cortés con cédula de ciudadanía 79.545.288 de Cali, Valle dirección Avenida las Nieves 17-45, teléfono 311 760 34 51. 

6.    El 29 de julio de 2015 La empresa CREACIONES AMERICANA S.A. entrega  a la señora Sandra Patricia Naisa con cédula de ciudadanía 51.329.215 de Bogotá D.C., $126.300 para la compra de útiles de oficina y papelería, fue aprobada por el señor Juan Carlos Saavedra con cédula de ciudadanía 87.765.614 de Medellín, Antioquia. El número del recibo es 7849.

DESARROLLO DEL TALLER

QUE ES EL ASIENTO DE APERTURA

Apertura de una nueva cuenta por una transacción contable que no había sido registrada anteriormente. También nueva apertura de las cuentas al comienzo del período contable.

COMO SE HACE EL ASIENTO DE  APERTURA

Se realiza al iniciarse las actividades o al inicio del ejercicio económico.

Consideraremos que el cierre de la contabilidad es la operación a través de la cual se detiene momentáneamente el registro de operaciones para ofrecer una visión del patrimonio, de la situación financiera de la empresa y de sus resultados, en un momento concreto del tiempo.

Se separa así un ejercicio económico de otro.

Abrir, o reabrir la contabilidad será la operación por la que se inicia o reanuda el registro de operaciones al iniciarse el ejercicio económico.

El asiento de apertura se formará cargando las cuentas de Activo del Balance y abonando las de Pasivo.

Supongamos que al finalizar el ejercicio económico anterior, el Balance de la empresa "APROBARÉ S.L." estaba formado por las siguientes partidas:

ACTIVO	PASIVO
Maquinaria 1.000	Capital 1.000
Existencias 500	Reservas 800
Clientes 500	Deudas 1.000
Dinero 800

Acta 001

APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

FECHA:                                12 de marzo del 2016

HORA :                                  de las 15:25 a las 16:30 horas

LUGAR:                                Sala de Juntas

ASISTENTES:                     Alfonso Prieto, Propietario

                                               María González, auxiliar de área

INVITADOS:                         Luz Dary Brochero Jiménez, asesora

                                               Nelly Johana Prieto González, asesora

AUSENTES:                        Karen Bolaños, asesora, sin excusa

ORDEN DEL DÍA

1.    Verificación del quórum

2.    Apertura de caja menor

3.    Monto de la caja menor

4.    Responsable de la caja menor

5.    Valor máximo apagar por caja menor

6.    Base mínima para el reembolso de la caja menor

1.    Verificación del quórum:

Se hace un llamado a lista verificando que todos están presentes para iniciar la junta.

2.    Apertura de caja menor:

Se inicia la reunión para hacer la apertura de la caja menor de la empresa la cual está vigente a partir del 12 de marzo de 2016, hasta el 12 de julio del presente año, para asesorar al propietario del llevar un buen manejo de su dinero y que tenga en cuenta las entradas y salidas de su establecimiento.

3.    Monto de la caja menor:

La caja menor tendrá un monto total de $ 250.000

4.    Responsable de la caja menor:

La caja menor será manejada por su propietario Alfonso Prieto para que el mismo de manejo de los gastos que tiene su establecimiento, y lleve un orden de las entradas y salidas de su empresa

5.    Valor máximo apagar por caja menor:

Sea acordado con el propietario que el valor máximo a pagar por caja menor corresponde al 10% del monto total de la misma

6.    Base mínima para el reembolso de la caja menor:

Se convino con el propietario que el reembolso de la caja menor será exigido cuando el monto acordado sea del 70% del monto total de la caja menor, y con sus respectivos soportes de los gastos del establecimiento, como el pago de servicios, los pedidos como coca cola, pos Tobón, alpina pony malta y la materia prima para la elaboración de sus productos. Con esto se le garantizara que el monto de la caja menor siempre este con la base de dinero con el cual se hizo la apertura.

      Alfonso Prieto                                                   maría González

PROPIETARIO                                                 AUXILIAR DE ÁREA

Qué es un Reembolso

El reembolso es la operación por medio de la cual se recuperan las aportaciones económicas del patrimonio del fondo. O sea, el reembolso es la cancelación de una deuda devolviendo la suma principal y los intereses pactados de antemano.

Reembolso de caja menor y su contabilización

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

Contabilización del Reembolso de Caja menor

Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita cajas (cajas menores) y se acredita bancos.  Con sujeción a lo dispuesto por Gerencia General los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el último reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y Financiera, una relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del PUC, para su correspondiente trámite de reembolso y registro, acompañada de la comunicación de reconocimiento de gastos.

Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma, se debe realizar un arqueo físico por parte de los funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar lo pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera

Adicionalmente en el evento en que la Dirección Financiera al momento de tramitar la legalización de la caja menor, detecte que no existe saldo disponible en uno de los conceptos del gasto, debe gestionar la correspondiente adición.

En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1.    Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

2.   Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

3.   Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.

4.   Que se haya expedido la comunicación de reconocimiento del gasto.

5.   Que se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos comprados.

Arqueo de caja

Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

ESTA OPERACIÓN ES REALIZADA DIARIAMENTE POR EL CAJERO.

Instrucciones Para Realizar Un Arqueo De Caja

El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una misma cantidad de dinero al iniciar el día La gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa.

La retirada de dinero al banco al finalizar el día. El control de los cobros realizados según los medios de pago permitidos por el local. En un solo libro existen rayados para el control de entrada/salida, etc. Con relación al libro de control de gastos pagados por caja, se puede emplear por uno de tres columnas: entrada, salida y saldo. 

Diferencias En Arqueo (Faltantes o Sobrantes)

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

IMPORTANCIA DEL ARQUEO DE CAJA

Realizando un arqueo de caja periódicamente, estamos haciendo un control interno de efectivo en el cual se verifica la administración de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros ingresos, así como por las salidas de éste con un programa adecuado para cancelar proveedores de bienes y servicios. Con el propósito de: Proteger el efectivo contra residuos, fraudes e inconsistencias, así como controlar la adecuada contabilización de las partidas, verificar el cumplimiento de las políticas de la empresa y el desempeño eficiente de los empleados. Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado, Cobros a clientes, Préstamos obtenidos, y Ventas de activos.

Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona encargada de su administración, para gastos menores, a la que se le fijará un monto de acuerdo al movimiento de la empresa, y deberá hacerse un reembolso por períodos breves no mayores de un mes, utilizando comprobantes de caja menor que se elaboraran cada vez que la caja tenga movimiento. El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y detallado, separando el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser realizado por una persona diferente a quien realiza la documentación

Dentro de los documentos que no forman parte del efectivo pero que deben considerarse al momento de hacer el arqueo están; Vales de cajas, Cheques posfechados y Cheques devueltos entre otros.

QUE ES FLUJO DE CAJA

El Flujo de Caja es un informe financiero que presenta un detalle de los flujos de ingresos y egresos de dinero que tiene una empresa en un período dado. Algunos ejemplos de ingresos son los ingresos por venta, el cobro de deudas, alquileres, el cobro de préstamos, intereses, etc. Ejemplos de egresos o salidas de dinero, son el pago de facturas, pago de impuestos, pago de sueldos, préstamos, intereses, amortizaciones de deuda, servicios de agua o luz, etc. La diferencia entre los ingresos y los egresos se conoce como saldo o flujo neto, por lo tanto constituye un importante indicador de la liquidez de la empresa. Si el saldo es positivo significa que los ingresos del período fueron mayores a los egresos (o gastos); si es negativo significa que los egresos fueron mayores a los ingresos. El flujo de caja, reflejado de una manera sencilla en la planilla de la imagen, es el tema que abordamos hoy en nuestros Conceptos de Economía.

El flujo de caja (Cash Flow, en inglés) se caracteriza por dar cuenta de lo que efectivamente ingresa y egresa del negocio, como los ingresos por ventas o el pago de cuentas (egresos). En el Flujo de Caja no se utilizan términos como “ganancias” o “pérdidas”, dado que no se relaciona con el Estado de Resultados. Sin embargo, la importancia del Flujo de Caja es que nos permite conocer en forma rápida la liquidez de la empresa, entregándonos una información clave que nos ayuda a tomar decisiones tales como:

• ¿cuánto podemos comprar de mercadería?
• ¿Podemos comprar al contado o es necesario solicitar crédito?,
• ¿Debemos cobrar al contado o es posible otorgar crédito?
• ¿Podemos pagar las deudas en su fecha de vencimiento o debemos pedir un refinanciamiento?
• ¿Podemos invertir el excedente de dinero en nuevas inversiones?

IMPORTANCIA DEL FLUJO DE CAJA

El flujo de caja es importante, ya que permite observar el comportamiento diario del movimiento de caja, tanto de entradas como de salidas en un lapso del tiempo determinado. Su propósito es demostrar de donde vendrán los ingresos y como serán usados dichos fondos. El flujo nos indica que si la empresa genera suficiente dinero, para hacer frente a sus necesidades que debe asumir en efectivo en las actividades de la empresa.

La ventaja de utilizar un flujo de caja presupuestado son muchas, ya que facilita las decisiones de la empresa, entre ellas son:

• Nos hace pensar en el plan de actividades en el tiempo estimado.
• Permite analizar el plan y hacer los ajustes necesarios.
• Permite estimar créditos y la capacidad de pago y nos indica cuando es necesario dicho crédito.
•  Permite controlar la situación financiera de la empresa en la ejecución de sus actividades.

GLOSARIO SEGUNDA UNIDAD

AMORTIZACIÓN : Reducción parcial de una deuda o redención parcial de un título, mediante pagos de naturaleza generalmente periódica

BIENES DE CONSUMO: objetos o cosas tangible que se utiliza para satisfacer necesidades actuales.

BONOS: Son títulos que representan una parte de un crédito constituido a cargo de una entidad emisora.

CALIFICACIÓN DE RIESGO DE CORTO PLAZO: Análisis que tiene como objetivo el evaluar en el corto plazo, la capacidad de un establecimiento especializado en una actividad comercial o industrial definida (venta de alimentos, vestuario, vehículos, etc.) para servir adecuadamente sus créditos.

CARTERA: Posesión de títulos por un individuo o por una institución. La cartera puede incluir bonos, acciones, certificados de depósitos bancarios, oro, entre otros. Generalmente se conoce como cartera al volumen de créditos que otorga una institución; sin embargo el término incluye cualquier derecho exigible sobre un activo que posea un individuo o institución.

CRÉDITO: Es el cambio de una riqueza presente por una futura, basado en la confianza y solvencia que se concede al deudor. En la vida económica y financiera se entiende por crédito, por consiguiente, la confianza que tenemos en la capacidad de cumplir, en la posibilidad, voluntad y obligación contraída.

CARTERA Y TESORERÍA

ESCALAS DE CALIFICACIÓN CREDITICIA: Graduación en la que se expresan los diferentes niveles de riesgo en una calificación de valores. Para títulos de largo plazo se encuentran indicadas por letras (AAA, AA, A, BBB, BB, B, CCC, DD y EE) y para títulos de corto plazo por números (1, 2, 3, 4, 5 y 6)

MICROCRÉDITO: Conjunto de operaciones de crédito con destino productivo que se otorgan a las microempresas y cuyo monto individual no supere los 120 Salarios mínimos mensuales legales vigentes (Smmlv). Se entiende por microempresas aquellas que tienen una planta de personal hasta de diez (10) trabajadores y activos no superiores a 501 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

INVENTARIOS
DE MATERIALES Y
EQUIPOS.

QUE ES INVENTARIO

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero,antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandesM existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios  comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

IMPORTANCIA

Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la misma. El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.

FUNCIONES:

• Contribuir con la información necesaria para la conformación del Programa Anual de Adquisiciones.

• Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas.

• Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.

CLASE DE INVENTARIOS

MATERIA PRIMA.

Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado.

MATERIA AUXILIAR.

 
Inventarios de Materiales y Suministros. En el inventario de materiales y suministros se incluye: Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua. Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.

Inventario de Seguridad.

Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.

MATERIALES EN PROCESO.

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado. Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

PRODUCTOS TERMINADOS.

Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

ROTACIÓN DE LOS PRODUCTOS.

La rotación del inventario o rotación de existencias es uno de los parámetros utilizados para el control de gestion  de la función logistica o del departamento comercial de una empresa. La rotación, en este contexto, expresa el número de veces que se han renovado las existencias (de un artículo, de una materia prima...) durante un período, normalmente un año. La rotación del inventario es la cantidad de veces que el inventario debe ser reemplazado durante un determinado período de tiempo, generalmente un año. Uno de los indicadores más comúnmente utilizados en la gestión de inventarios, ya que refleja la eficacia general de la cadena de suministro, desde el proveedor hasta el cliente.

VOLUMEN DE VENTA.

El volumen de ventas, en economia, es una magnitud contable que agrega todos los ingresos que una empresa o unidad contable ha tenido, con motivo de su actividad ordinaria, en un periodo de tiempo determinado. El volumen de tus ventas es la cantidad total de bienes, productos o ideas vendidas dentro de un marco temporal dado, usualmente 12 meses. Dicha cantidad suele ser expresada en términos monetarios pero también podría figurar en total de unidades de inventario o productos vendidos.

FECHAS DE VENCIMIENTO. 

Es unos de los aspectos importantes cuando se controla el inventario, por esto se debe tener en cuenta: 

• Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la mercancía.

• Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricación y caducidad, esto es en casos específicos de algunos productos.

• Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual será revisado semanalmente por el encargado de almacén y verificado por la gerencia.

CONTROL DE STOCK.

El stock de una empresa se define como el conjunto de materiales y artículos que almacena en espera de su utilización o venta posterior. En el caso de empresas industriales se debe mantener un stock determinado de materias primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a una elaboración posterior, productos semiterminados y productos terminados con los que hacer frente a la demanda de sus usuarios o cliente.

MÁXIMO. 

Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente

MÍNIMO.

Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
 

PROMEDIO. 

Es el volumen medio de existencias que tenemos en almacéndurante un período de tiempo. Nos expresa la inversión que, por término medio,tenemos realizada en existencias. El nivel de stocks en almacén evoluciona entre un máximo, que coincide con la entrada de un pedido al almacén, y un mínimo, que refleja el volumen  de stocks en el momento antes de tener lugar la llegada al almacén de un nuevo pedido.

VARIABLES Y PARÁMETROS ESTABLECIDOS POR LA EMPRESA PARA LA CODIFICACIÓN.

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, entre otros. Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados en la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

Son los documentos que se requieren para el proceso de la compra en una empresa, ya sea para el uso de esta o para la comercialización de los productos.

Requisición.

La persona encargada de hacer las compras de los materiales para la producción debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para efectuarlas. De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que además de amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario hacerlas. Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los inventarios de materiales, y debe incluir toda la información referente al material
solicitado:

• Número de solicitud.

• Fecha en la que se elabora.

• Clave del material

• Descripción.

• Cantidad requerida.

COTIZACIÓN.

Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trámites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicitó. El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios a la empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que más le convenga. Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito de la investigación realizada, el encargado de compras debe enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización aproveedores. Dicho documento incluye la siguiente información:

• Número de solicitud de cotización a proveedores.
• Fecha en la que se elabora. 
• Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.

 ORDEN DE COMPRA.

Cuando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las solicitudes de cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase del trámite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio. No está de más que el encargado de compras le pida su opinión a la persona que le solicitó el material para hacer la elección del proveedor.De lo mencionado en el párrafo anterior se desprende que el encargado de compras no puede hacer ningún pedido, sin antes haber solicitado la cotización del material a varios proveedores.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:

• Número de orden de compra.

• Nombre del proveedor.

• Fecha en la que se efectúa la orden.

• Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando su número y fecha.

• Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.

• Condiciones de pago.

REMISIÓN.

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderíassolicitadas por el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra impreso y membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas. Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con tres copias, una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente en el que certifica haber recibido conforme.

 Los requisitos son los siguientes:

• Membrete o razón social de la casa vendedora
• Numeración correlativa
• Lugar y fecha
• Nombre o razón social de comprador
• Dirección del cliente
• Detalle de los artículos
• Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)
• Precio unitario y total
• Firma del vendedor
• Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.

Con la guía de remisión se materializa el derecho del vendedor y la obligación del comprador, justifica la salida de las mercaderías del depósito, entonces constituye un elemento importante.

FACTURA.

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valorescorrespondientes a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa.

NOTA DE ENTRADA.

Es importante que en cualquier negocio exista una persona que asuma la responsabilidad de recibir los materiales que entregan los proveedores. Para que dicha persona efectúe la recepción de materiales deberá tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de control, no se debe
recibir material. No obstante, si llega material al negocio y el encargado de recibir el material no tiene en su poder la orden de compra, debe hablar con el encargado de compras antes de rechazar el pedido y solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de compra.

Dicha nota es el único documento que queda como evidencia formal de la entrega del material.
La nota de recepción se le entrega a la persona que llevó el material, contra la nota de remisión expedida por el proveedor. La nota de recepción debe contener.

la siguiente información:

• Número de nota de recepción.
• Fecha de recepción.
• Nombre del proveedor.
• Fecha en la que se hizo la orden de compra.
• Número de orden de compra.
• Clave del material.
• Descripción del material.
• Cantidad recibida.
• Precio unitario.
• Importe total de la mercancía recibida.
• Firma de la persona que recibió el material.

La tercera copia se envía a la persona encargada de llevar la contabilidad para que realice el pago correspondiente y para que lleve un control de los costos de producción. En caso de que exista en el negocio una persona.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE: PEPS, UEPS, PROMEDIO PONDERADO.

Método PEPS. Este método de valoración de inventarios se basa en la interpretación lógica del movimiento de las unidades en el sistema de inventario, por ende el costo de las últimas compras es el costo de las existencias, en el mismo orden en que ingresaron al almacén. Tal como se observa a continuación:

Método UEPS. este método de valoración se basa en que los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario, son los primeros en venderse, con costo unitario, es decir que el flujo físico es irrelevante, aquí lo importante es que el costo unitario de las últimas entradas sea el que se aplique a las primeras salidas. Tal como podemos observar a continuación:

Método promedio ponderado. Este es un método de valoración razonable de aproximación en donde se divide el saldo en unidades monetarias de las existencias, entre el número de unidades en existencia. Este procedimiento que ocasiona que se genere un costo medio, debe re calcularse por cada entrada al almacén. Tal como podemos observar a continuación:

CÓDIGO DE BARRAS

Representa el número de articulo indicado del mismo y no contiene ninguna información sobre el producto al que identifica, toda la información sobre el producto figura en una base de datos y se accede a ella indicando el número de artículo, en la panadería a cada activo fijo se la hizo su código de barras utilizando el EAN LINEAL.

ACTIVOS FIJOS ÁREA DE PRODUCCIÓN

                       

 DEPARTAMENTO DE VENTAS 

QUE SON ACTIVOS FIJOS. 

Son todos los equipos, maquinaria y elementos que se utilizan para el buen funcionamiento de la empresa. Por lo general, el activo fijo es aquel que hace parte de la propiedad, planta y equipo, como son los automóviles, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, entre otros.